ความสามารถหลัก
ข้อมูลเก็บที่ไหน & หลักการบัญชี
ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในไฟล์ Google Sheets ของร้านคุณเอง แยกเป็น 3 ชีต (แถวแรกเป็นหัวคอลัมน์ อย่าเปลี่ยนชื่อชีตหรือลำดับคอลัมน์)
| ชีต | เก็บอะไร |
|---|---|
| ลูกค้า | รหัส ชื่อ เบอร์โทร ที่อยู่/หมายเหตุ วงเงินเชื่อสูงสุด (0 = ไม่จำกัด) และสถานะใช้งาน |
| รายการบัญชี | ทุกรายการเชื่อ (credit) รับชำระ (payment) และกลับรายการ (reversal) พร้อมเลขที่ต่อเนื่อง คอลัมน์ ผลต่อยอดค้าง เป็น + เมื่อเชื่อ และ − เมื่อชำระ |
| ประวัติการแก้ไข | บันทึกทุกการกระทำ: เวลา การกระทำ ลูกค้า เลขที่รายการ ยอดค้างก่อน → หลัง และเหตุผล |
ยอดค้าง = ผลรวม "ผลต่อยอดค้าง" ของลูกค้า — ชีตรายการบัญชีเป็นสมุดแบบเพิ่มอย่างเดียว ไม่มีการลบหรือเปลี่ยนตัวเลขในแถวเดิม เมื่อต้องยกเลิกหรือแก้ไข ระบบจะเพิ่มแถวหักล้างแทน คุณจึงตรวจย้อนหลังได้เสมอว่าใครแก้อะไร เมื่อไร เพราะอะไร
การตั้งค่าร้าน PIN และโทเคนเข้าสู่ระบบเก็บใน Script Properties ของโปรเจกต์ (ไม่แสดงในชีต)
เข้าสู่ระบบด้วย PIN
เปิดลิงก์เว็บแอปแล้วใส่ PIN ผู้ดูแล (ได้จากขั้นตอนติดตั้ง) กดตัวเลขบนจอหรือพิมพ์จากคีย์บอร์ดก็ได้ ครบ 6 หลักระบบจะเข้าสู่ระบบให้อัตโนมัติ ถ้า PIN สั้นกว่านั้นกดปุ่มลูกศรเพื่อยืนยัน
- ใส่ผิดเกิน 8 ครั้ง ระบบพัก 10 นาทีเพื่อกันการเดา PIN
- ให้พนักงานหน้าร้านใช้ PIN เดียวกันได้ ทุกการแก้ไขยังถูกบันทึกในประวัติ
- ลืม PIN: รันฟังก์ชัน
resetAdminPinใน Apps Script
หน้าภาพรวม
- ยอดค้างชำระรวม — เงินที่ลูกค้าทุกคนค้างร้านอยู่ตอนนี้ พร้อมจำนวนลูกหนี้และจำนวนที่เกินวงเงิน
- รับชำระเดือนนี้ — เทียบกับช่วงวันเดียวกันของเดือนก่อน (ลูกศรเขียว = เก็บเงินได้มากขึ้น)
- ลงเชื่อเดือนนี้ และ ลูกหนี้ค้างเกิน X วัน — ยอดรวมของลูกค้าที่ควรติดตามทวงถาม
- กราฟ 6 เดือน แท่งส้ม = ลงเชื่อ แท่งเขียว = รับชำระ เส้นแดง = ยอดค้างรวม ณ สิ้นเดือน ถ้าเส้นแดงสูงขึ้นเรื่อย ๆ แปลว่าเก็บเงินได้ช้ากว่าที่ให้เชื่อ
- อายุหนี้ค้าง แบ่งยอดค้างตามจำนวนวันนับจากวันที่ลงเชื่อ (0–15, 16–30, 31–60, เกิน 60 วัน)
รายชื่อลูกหนี้
- ตัวกรอง ค้างชำระ / ทั้งหมด / เกินวงเงิน / ค้างนาน / ไม่มียอดค้าง / ซ่อนไว้ พร้อมจำนวนในแต่ละกลุ่ม
- ค้นหาด้วยชื่อ เบอร์โทร (พิมพ์มีหรือไม่มีขีดก็ได้) หรือหมายเหตุ
- เรียงลำดับได้ 4 แบบ: ยอดค้าง · ค้างนานที่สุด · ใช้วงเงิน % สูงสุด · ชื่อ ก–ฮ
- ส่งออก CSV ได้รายชื่อพร้อมยอดค้าง ค้างตั้งแต่ ชำระล่าสุด และสถานะ เปิดใน Excel ภาษาไทยได้
| ป้าย | ความหมาย |
|---|---|
| 🔴 เกินวงเงิน | ยอดค้างมากกว่าวงเงินเชื่อสูงสุดที่ตั้งไว้ |
| 🟠 ใกล้เต็มวงเงิน | ใช้วงเงินถึง 80% (ปรับได้ที่หน้าตั้งค่า) |
| ⏳ ค้าง X วัน | รายการเชื่อเก่าสุดที่ยังไม่ได้จ่ายเกินจำนวนวันที่ตั้งไว้ (ค่าเริ่มต้น 30 วัน) เกิน 60 วันจะเป็นสีแดง |
บัญชีลูกค้ารายตัว
แตะชื่อลูกค้าจากหน้าใดก็ได้เพื่อเปิดบัญชี ด้านซ้ายบอก ยอดค้างชำระ สถานะ แถบวงเงินและ "เชื่อเพิ่มได้อีกเท่าไร" ส่วน ค้างตั้งแต่ คือวันที่ของรายการเชื่อเก่าสุดที่ยังจ่ายไม่ครบ
- สมุดบัญชีเรียงใหม่ → เก่า ตัวเลข คงค้าง ใต้แต่ละรายการคือยอดหลังรายการนั้น
- รายการที่ถูกยกเลิกจะมีขีดฆ่าและป้าย ยกเลิกแล้ว รายการที่ลงใหม่แทนมีป้าย แก้ไขจาก …
- ปุ่ม ลงเชื่อ รับชำระ ใบแจ้งยอด และ ส่งออก CSV (สมุดบัญชีของลูกค้ารายนี้ ใช้แนบเมื่อมีข้อสงสัย)
ลงเชื่อ
- กด ＋ ลงเชื่อ (คอม: มุมขวาบน · มือถือ: ปุ่มกลมมุมขวาล่าง · หรือจากหน้าบัญชีลูกค้า)
- เลือกลูกค้า — ระบบแสดงยอดค้างปัจจุบัน วงเงิน และป้ายเตือนให้ดูก่อน
- พิมพ์ชื่อสินค้า (มีรายการที่เคยขายให้เลือก ราคาเติมให้เอง) ใส่จำนวนและราคาต่อหน่วย กด เพิ่มรายการสินค้า ถ้ามีหลายอย่าง
- กด บันทึก หรือ บันทึก & ลงต่อ เมื่อมีลูกค้ารอหลายคน
เกินวงเงิน: ถ้าลงรายการนี้แล้วยอดค้างจะเกินวงเงิน ระบบจะถามยืนยันอีกครั้ง (ยังลงได้ถ้าเจ้าของร้านอนุญาต) และลูกค้าจะขึ้นป้าย "เกินวงเงิน"
ไม่อยากแยกรายการ? ใส่บรรทัดเดียว เช่น "ของใช้ในบ้าน" จำนวน 1 ราคา 250 ก็ได้
รับชำระ (เต็ม/บางส่วน)
- สลับแท็บเป็น รับชำระ แล้วเลือกลูกค้า
- ใส่จำนวนเงิน หรือกดปุ่มลัด ชำระเต็มจำนวน / ครึ่งหนึ่ง / 100 / 500 / 1,000
- เลือกช่องทาง เงินสด · โอนเงิน · พร้อมเพย์ · อื่น ๆ แล้วกด บันทึก
ชำระบางส่วนตัดหนี้อย่างไร? เงินที่จ่ายจะตัดรายการเชื่อ เก่าที่สุดก่อน (เข้าก่อนออกก่อน) รายการที่ถูกตัดไม่ครบจะแสดงในใบแจ้งยอดว่า "ชำระแล้วบางส่วน คงเหลือ …" และ "ค้างตั้งแต่" จะขยับมาเป็นรายการถัดไป
ระบบไม่ยอมให้รับเงินเกินยอดค้าง เพื่อกันพิมพ์ตัวเลขผิด
ใบแจ้งยอด & ส่งทาง LINE
ในหน้าบัญชีลูกค้ากด ใบแจ้งยอด ระบบสร้างข้อความสุภาพพร้อมส่ง ประกอบด้วยชื่อร้าน เบอร์ร้าน รายการที่ยังค้าง (วันที่ · สินค้า · ยอด) ยอดค้างรวม และช่องทางชำระเงินจากหน้าตั้งค่า
- ส่งทาง LINE — เปิดแอป LINE พร้อมข้อความ เลือกแชตของลูกค้าแล้วกดส่ง (ใช้ลิงก์
line.me/R/msg/text/ไม่ต้องสมัครหรือตั้งค่า API ใด ๆ) - คัดลอกข้อความ — วางใน SMS, Messenger หรือแชตอื่นได้
- พิมพ์ (บนคอม) — พิมพ์เฉพาะใบแจ้งยอดแปะหน้าร้านหรือยื่นให้ลูกค้า
- ติ๊กออก "แสดงชื่อสินค้า" ถ้าอยากได้ข้อความสั้น (แสดงเลขที่รายการแทน)
แก้ไข / กลับรายการ
แตะรายการใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียด แล้วเลือก
- กลับรายการ — ใช้เมื่อลงผิดทั้งรายการ (ลงซ้ำ ลงผิดคน ลูกค้ายกเลิก) ระบบเพิ่มแถวหักล้างยอดเดิม
- แก้ไข — ใช้เมื่อรายละเอียดผิด (ราคา จำนวน วันที่) ระบบ กลับรายการเดิม + ลงรายการใหม่ ที่ถูกต้อง ทั้งสองแถวอ้างอิงเลขที่เดิม
ทำไมไม่ให้ลบ? เมื่อลูกค้าถามว่า "ทำไมยอดไม่ตรง" คุณเปิดสมุดให้ดูได้ทุกบรรทัด รวมถึงรายการที่ถูกแก้และเหตุผล ไม่มีตัวเลขหายไปเฉย ๆ จึงช่วยลดข้อพิพาท รายการกลับรายการเองแก้หรือกลับซ้ำไม่ได้
สมุดรายวัน
เลือกเดือนด้วยปุ่ม ‹ › กรองตามประเภท ลงเชื่อ · รับชำระ · กลับรายการ ค้นหาด้วยชื่อลูกค้า สินค้า หรือเลขที่ และ ส่งออก CSV สำหรับทำบัญชีหรือกระทบยอดเงินสดในลิ้นชักตอนปิดร้าน
ประวัติการแก้ไข
ใช้ตรวจย้อนหลังเมื่อมีข้อสงสัย เช่น ใครเปลี่ยนวงเงิน หรือรายการไหนถูกแก้เมื่อไร กรองได้ 5 กลุ่ม และค้นหาด้วยชื่อลูกค้าหรือเลขที่รายการ ข้อมูลชุดเดียวกันอยู่ในชีต ประวัติการแก้ไข
เพิ่ม / แก้ไขลูกค้า
- เพิ่มลูกค้า: หน้า ลูกหนี้ › เพิ่มลูกค้า
- แก้ไข: เปิดบัญชีลูกค้า › ไอคอนดินสอ
- วงเงินเชื่อ ใส่ 0 = ไม่จำกัด
- หมายเหตุใช้จดนิสัยการจ่าย เช่น "จ่ายทุกวันที่ 1 และ 16" — ค้นหาได้จากหน้าลูกหนี้
- ลูกค้าที่เลิกซื้อแล้ว กด ซ่อนลูกค้า ได้เมื่อยอดค้างเป็นศูนย์ ประวัติยังอยู่ครบ นำกลับมาได้จากตัวกรอง "ซ่อนไว้"
ตั้งค่า
- ชื่อร้าน เบอร์ร้าน ช่องทางชำระเงิน ข้อความท้าย — แสดงบนใบแจ้งยอดทุกใบ
- ป้าย "ค้างนาน" เมื่อค้างเกินกี่วัน (ค่าเริ่มต้น 30) และ ป้าย "ใกล้เต็มวงเงิน" เมื่อใช้ถึงกี่ % (ค่าเริ่มต้น 80)
- เปลี่ยน PIN ทุกเครื่องต้องเข้าสู่ระบบใหม่
- ล้างข้อมูลตัวอย่าง ทำครั้งเดียวก่อนใช้จริง (พิมพ์คำว่า ลบทั้งหมด เพื่อยืนยัน) หลังจากนั้นระบบจะไม่ลบรายการใด ๆ อีก
ใช้บนมือถือ & โหมดมืด
บนมือถือเมนูย้ายไปด้านล่างจอ มีปุ่ม ＋ ลอยมุมขวาล่างสำหรับลงเชื่อเร็ว แนะนำให้ เพิ่มไปยังหน้าจอหลัก จากเมนูเบราว์เซอร์ จะเปิดได้เหมือนแอป
สลับ โหมดสว่าง/มืด ได้จากไอคอนพระจันทร์ ระบบจำค่าไว้ในเครื่อง
เคล็ดลับ & คำถามพบบ่อย
ย้ายยอดค้างจากสมุดเล่มเดิมเข้าระบบอย่างไร
เพิ่มลูกค้าแล้วลงเชื่อ 1 รายการต่อคน ชื่อสินค้า "ยอดยกมาจากสมุดเดิม" ราคา = ยอดค้างเดิม และใส่วันที่ตามวันที่ค้างจริง (เพื่อให้นับวันค้างถูกต้อง)
ลูกค้าจ่ายเกิน / ฝากเงินไว้ก่อนได้ไหม
ระบบไม่ให้รับชำระเกินยอดค้างเพื่อกันพิมพ์ผิด ถ้ากลับรายการเชื่อที่จ่ายไปแล้ว ยอดอาจติดลบ จะแสดงเป็น "ชำระเกิน" และหักจากการซื้อครั้งถัดไปโดยอัตโนมัติ
ค้างนาน นับจากวันไหน
นับจากวันที่ของรายการเชื่อ เก่าที่สุดที่ยังจ่ายไม่ครบ เมื่อลูกค้าจ่ายจนรายการเก่าถูกตัดหมด วันค้างจะลดลงเอง
แก้ข้อมูลในชีตโดยตรงได้ไหม
ข้อมูลลูกค้าแก้ในชีตได้ แต่ ไม่ควรแก้หรือลบแถวในชีตรายการบัญชี เพราะจะทำให้ประวัติไม่ตรง ให้ใช้ปุ่มแก้ไข/กลับรายการในเว็บแอปแทน
ส่ง LINE ไม่ขึ้นบนคอมพิวเตอร์
ลิงก์ LINE ทำงานดีที่สุดบนมือถือที่ติดตั้งแอป LINE บนคอมให้ใช้ คัดลอกข้อความ แล้ววางในแชต LINE PC
ใช้พร้อมกันหลายเครื่องได้ไหม
ได้ ทุกเครื่องที่ใส่ PIN ถูกจะเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน ระบบใช้ LockService กันการบันทึกชนกันและออกเลขที่รายการไม่ซ้ำ
ลืม PIN ทำอย่างไร
เปิด Apps Script › เลือกฟังก์ชัน resetAdminPin › เรียกใช้ PIN ใหม่จะขึ้นในบันทึกการดำเนินการ (ดูคู่มือการติดตั้ง)
นำไปแจก/ขายต่อได้ไหม
ใช้ฟรีได้ทั้งในร้านและธุรกิจของคุณ ดัดแปลงเพื่อใช้เองได้ แต่ห้ามนำไปจำหน่ายหรือแจกจ่ายซ้ำ ดูรายละเอียดใน LICENSE.txt